Factura proformă este o ofertă comercială scrisă în formă de factură: îi arată clientului ce cumpără și cât are de plătit, dar nu produce efecte fiscale. Nu se înregistrează în contabilitate, nu dă drept de deducere și nu se trimite în e-Factura. Iar din clipa în care ai încasat banii pe ea, ai o obligație pornită: pentru avansul încasat trebuie să emiți factură cel târziu până în ziua de 15 a lunii următoare, iar factura aceea se transmite în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere.
Pe scurt
- Factura proformă e o ofertă, nu un document fiscal: nu se înregistrează în contabilitate și nu dă clientului drept de deducere.
- Proforma nu se încarcă în RO e-Factura. Sistemul primește documente fiscale, iar proforma nu este unul.
- Ai încasat avans pe proformă → emiți factură pentru suma încasată cel târziu în data de 15 a lunii următoare [Cod fiscal, art. 319 alin. (16)].
- Factura emisă se transmite în e-Factura în 5 zile lucrătoare (termen valabil din 1 ianuarie 2026). Peste termen, amenda pornește de la 1.000 de lei.
Ce este factura proformă?
Este oferta ta, pusă pe hârtie în formatul unei facturi, ca să știe clientul exact ce plătește. Conține de regulă aceleași informații ca factura fiscală — părțile, produsele sau serviciile, cantitățile, prețurile, TVA-ul, condițiile de plată — dar are scris pe ea „PROFORMĂ” și nu are valoarea juridică a unei facturi.
De-aici vin toate consecințele:
- nu se înregistrează în contabilitate, nici la tine, nici la client;
- nu naște obligația de plată a TVA-ului;
- nu-i dă clientului drept de deducere a cheltuielii sau a TVA-ului;
- nu se transmite în RO e-Factura.
Proforma nu e interzisă și nu a dispărut odată cu e-Factura. E în continuare instrumentul normal prin care ceri plata în avans: trimiți proforma, clientul plătește pe baza ei, apoi emiți factura.
Cu ce diferă proforma de factura fiscală?
Prin ce se poate face cu ea. Diferențele care contează în practică:
| Factura proformă | Factura fiscală | |
|---|---|---|
| Rol | Ofertă comercială | Document justificativ |
| Se înregistrează în contabilitate | Nu | Da |
| Dă drept de deducere clientului | Nu | Da |
| Naște obligații de TVA | Nu | Da |
| Se trimite în RO e-Factura | Nu | Da, în 5 zile lucrătoare |
| Se poate anula | Da, oricând | Nu, se stornează |
| Numerotare din plaja fiscală | Nu | Da |
Un singur rând din tabel explică majoritatea conflictelor dintre furnizor și client: clientul care a plătit pe proformă nu are cu ce să-și justifice cheltuiala până nu primește factura. De-aia insistă. Nu e birocrație, e contabilitatea lui.
Ce se întâmplă după ce ai încasat pe proformă?
Ai încasat un avans, deci ai de emis o factură pentru suma primită. Codul fiscal spune că, la încasarea unui avans, taxa devine exigibilă la data încasării [art. 282 alin. (2)], iar factura pentru avansul încasat se emite cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai încasat banii [art. 319 alin. (16)].
Cu alte cuvinte: ai încasat pe 3 august, factura de avans trebuie emisă cel târziu pe 15 septembrie. Nu se leagă de momentul livrării și nu se amână până se termină lucrarea.
Doi pași care se uită des:
- Pe factura de avans poți trece numărul proformei, dacă documentul de plată face trimitere la ea. Așa se leagă cele două documente în evidența ta și în a clientului.
- La livrare, regularizezi. Emiți factura finală pentru toată valoarea și stornezi avansul facturat anterior, ca să nu fie taxată de două ori aceeași sumă.
De ce nu poți trimite proforma în e-Factura?
Pentru că sistemul RO e-Factura primește documente fiscale — factură, factură de corecție, autofactură — iar proforma nu e niciunul dintre ele. Nu există „tip de document: proformă”. Ce trimiți în sistem este factura de avans, apoi factura finală.
Termenul de transmitere s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026: ai 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, în loc de 5 zile calendaristice. Amenzile pentru depășirea termenului sunt diferențiate pe categorii de contribuabili:
| Categoria | Amenda |
|---|---|
| Contribuabili mari | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Ceilalți contribuabili și persoane fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Există și o a doua sancțiune, care lovește partea cealaltă: destinatarul care primește și înregistrează o factură B2B pe lângă sistem, fără să fie transmisă prin RO e-Factura, riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. De-aia clientul tău nu se mulțumește cu PDF-ul primit pe e-mail — și de-aia nu se mulțumește nici cu proforma.
Un exemplu
O firmă mică de servicii lucrează așa: trimite proforma, clientul plătește, treaba merge mai departe. Într-o lună trimite 18 proforme, încasează 12. Facturile fiscale se fac la sfârșit de lună, „când stăm jos cu contabilul”.
Din 12 încasări, două ajung să fie facturate în luna următoare, după data de 15. Alte trei facturi se emit la timp, dar sunt urcate în e-Factura după 6-7 zile lucrătoare, pentru că nimeni nu ține socoteala zilelor. Restul de 6 proforme neîncasate rămân undeva într-un folder de e-mail, iar peste trei săptămâni nimeni nu mai știe care client a plătit și care nu.
Nicio catastrofă. Doar o zi de recuperat lunar, un risc de amendă și doi clienți nemulțumiți care sună după factură.
Ce NU rezolvă proforma
Ca să fie clar:
- Nu ține loc de factură. Oricât de detaliată ar fi, clientul nu-și poate deduce cheltuiala pe baza ei.
- Nu oprește ceasul. Odată ce ai încasat, termenul de emitere a facturii curge, indiferent dacă lucrarea e gata sau nu.
- Nu se trimite în e-Factura și nu are cum să fie „acceptată” acolo.
- Nu garantează plata. E o ofertă; clientul poate să n-o plătească niciodată, iar tu nu ai ce anula, pentru că n-ai emis nimic fiscal.
Unde se termină articolul acesta
Partea grea nu e să înțelegi diferența dintre proformă și factură. E să ții socoteala: care proformă a fost plătită, care nu, ce mai am de facturat luna asta și ce am trimis deja în e-Factura.
Ce dispare din munca ta: căutarea prin e-mailuri. Am construit o automatizare care ține proformele emise într-un singur tabel, îți arată care sunt încasate și care nu și trimite singură mesajul de urmărire către clientul care n-a plătit, la numărul de zile stabilit de tine. Tot acolo intră și descărcarea automată a facturilor din SPV, ca să ai într-un singur loc și ce ai emis, și ce ai primit.
Ce nu face: nu emite facturi în locul tău, nu decide când e exigibilă taxa și nu răspunde în fața ANAF. Mută, adună și anunță — deciziile rămân ale tale și ale contabilului tău.
Sunt inginer, lucrez cu sisteme de 30 de ani și am construit SimpluSPV, folosit azi de firme și contabili. Dacă vrei să vezi ce se poate lega la fluxul tău de facturare, scrie-mi și ne uităm împreună. Iar înainte de a factura un client nou, poți verifica gratuit dacă firma lui e activă și cum stă cu TVA-ul — inclusiv dacă aplică TVA la încasare, lucru care îți schimbă momentul în care deduci.
Întrebări frecvente
Factura proformă este obligatorie?
Nu. Este un document opțional, folosit când vrei să ceri plata în avans sau să dai clientului o ofertă fermă, în formatul unei facturi. Poți lucra și fără ea, cu o ofertă simplă sau direct cu factura fiscală.
Se trimite factura proformă în e-Factura?
Nu. Sistemul RO e-Factura primește doar documente fiscale, iar proforma nu este unul. În sistem se trimite factura de avans emisă după încasare, apoi factura finală, fiecare în 5 zile lucrătoare de la emitere.
În cât timp trebuie să emit factura după ce am încasat pe proformă?
Cel târziu până în ziua de 15 a lunii următoare celei în care ai încasat avansul [Cod fiscal, art. 319 alin. (16)]. Dacă ai încasat pe 3 august, factura se emite cel târziu pe 15 septembrie.
Poate clientul să-și deducă cheltuiala pe baza proformei?
Nu. Proforma nu se înregistrează în contabilitate și nu dă drept de deducere, nici pentru cheltuială, nici pentru TVA. Documentul justificativ este factura, comunicată prin RO e-Factura.
Ce număr are factura proformă?
Un număr dintr-o serie proprie, separată de plaja de facturi fiscale. Nu consumă numere din numerotarea facturilor și, dacă se anulează, nu lasă goluri în evidența fiscală.
Surse
- Exigibilitatea taxei la încasarea avansurilor și termenul de emitere a facturii — Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, art. 282 alin. (2) și art. 319 alin. (16).
- Termenul de transmitere în RO e-Factura și sancțiunile — OUG nr. 120/2021, cu modificările aduse de OUG nr. 89/2025 (5 zile lucrătoare, de la 1 ianuarie 2026); informații oficiale pe pagina ANAF dedicată e-Factura.
