Ca să dovedești o verificare VIES, trebuie să-ți treci propriul cod de TVA în câmpul de solicitant. Abia atunci sistemul îți returnează un număr de consultare — un cod de forma WAPIAAAAZ-dnjFbg, cu data și ora interogării. Verificarea obișnuită, cea pe care o face toată lumea, nu lasă nicio urmă: la control ai cuvântul tău că ai verificat, și atât.
Pe scurt
- Verificarea simplă în VIES nu produce nicio dovadă. Câmpul de identificare a cererii rămâne gol.
- Dacă îți completezi propriul cod de TVA la „solicitant”, primești un număr de consultare care atestă că tu ai verificat acel cod, la acea dată.
- Codul valabil al clientului nu e o formalitate: e condiția scutirii de TVA la livrarea intracomunitară [art. 294 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal].
- VIES nu e o bază de date proprie. Întreabă în timp real administrația fiecărui stat, iar când statul acela e picat, nu primești răspuns.
De ce nu e destul să verifici codul?
Pentru că verificarea și dovada verificării sunt două lucruri diferite, iar la un control contează al doilea.
Când vinzi bunuri către o firmă din alt stat membru și nu pui TVA pe factură, scutirea stă pe două condiții. Prima: clientul îți comunică „un cod valabil de înregistrare în scopuri de TVA, atribuit de autoritățile fiscale din alt stat membru” [art. 294 alin. (2) lit. a)]. A doua, adăugată din 3 februarie 2020: scutirea „nu se aplică în cazul în care furnizorul nu a respectat obligația […] de a depune o declarație recapitulativă sau declarația recapitulativă depusă de acesta nu conține informațiile corecte referitoare la această livrare” [art. 294 alin. (2^1)].
Prima condiție se verifică în VIES. A doua se rezolvă în declarația 390. Dacă una cade, TVA-ul rămâne în sarcina ta — pe o factură pe care ai emis-o deja fără el.
Aici e capcana: majoritatea firmelor chiar verifică. Deschid pagina Comisiei Europene, introduc codul, văd „valid”, închid fereastra. Peste opt luni, la control, nu mai există nimic. O captură de ecran nu e un document emis de nimeni.
Ce e numărul de consultare și cum îl obții?
Este identificatorul pe care sistemul îl atribuie unei interogări făcute în numele tău. Formularul oficial are, pe lângă câmpurile pentru codul verificat, o secțiune separată pentru codul tău de TVA. Completată, schimbă natura răspunsului.
Am testat ambele variante astăzi, pe același cod:
| Cum verifici | Ce primești înapoi | Valoare la control |
|---|---|---|
| Fără să te identifici | Valid / invalid, uneori denumirea | Nicio urmă — câmpul de identificare rămâne gol |
| Cu propriul cod de TVA la „solicitant” | Același răspuns, plus un număr de consultare cu dată și oră | Dovada că tu ai întrebat, atunci |
Numărul se salvează odată cu factura, nu într-un dosar separat pe care nu-l mai deschide nimeni. Fără el, rămâne cuvântul tău.
Ce înseamnă, de fapt, „cod valid”?
Înseamnă un singur lucru: la momentul întrebării, codul figura în baza statului respectiv ca activ pentru operațiuni intracomunitare. Nimic mai mult.
Trei constatări din testele de astăzi, care se abat de la ce se așteaptă majoritatea:
Nu toate statele dau denumirea firmei. Codul românesc RO14399840 întoarce „DANTE INTERNATIONAL SA”, cel irlandez IE6388047V întoarce „GOOGLE IRELAND LIMITED”. Codul german DE811569869 e valid, dar la denumire și adresă returnează ---. Germania nu publică datele prin acest canal. Dacă aștepți să compari denumirea cu factura, pentru clienții germani nu ai cu ce.
Codul de identificare fiscală nu e automat cod valid în VIES. Am verificat PAYCODE SRL, firma din care scriu: 49109796 iese invalid. Firma există, e validă la ANAF, are CUI. Dar o firmă apare în VIES doar dacă e înregistrată în scopuri de TVA și activă pentru operațiuni intracomunitare. Sunt două lucruri diferite, iar „nu te găsesc în sistem” nu înseamnă că e ceva în neregulă cu firma.
Serviciul nu răspunde întotdeauna. VIES nu ține o bază proprie: întreabă în timp real administrația fiecărui stat. În momentul în care am scris articolul, 26 din cele 28 de administrații conectate răspundeau, iar Finlanda și Portugalia erau indisponibile. Un „nu se poate verifica acum” nu e același lucru cu „invalid”.
Mai am nevoie de Registrul Operatorilor Intracomunitari?
Nu. Articolul 329 din Codul fiscal, cel care instituia registrul, a fost abrogat de la 1 ianuarie 2017 prin OUG 84/2016. Nu mai există înscriere, nu mai există radiere din el.
Confuzia persistă pentru că multe materiale de pe internet n-au fost actualizate din 2016. Ce contează astăzi e înregistrarea în scopuri de TVA și prezența codului în VIES la data operațiunii.
Când verifici, dacă lucrezi cu același client de doi ani?
La fiecare livrare. Un cod valid în ianuarie poate fi anulat în martie, iar VIES arată starea din momentul întrebării, nu un abonament.
Firma care trimite trei facturi pe lună către patru clienți din UE face douăsprezece verificări lunar. Fiecare durează sub un minut, dar trebuie făcută, notată și legată de factura potrivită — altfel, peste un an, nimeni nu mai reface drumul înapoi. Munca nu e grea. E doar repetitivă și ușor de amânat, iar consecința amânării se vede târziu.
Ce nu face verificarea în VIES
Onest, ca să știi unde se oprește:
- Nu îți spune dacă operațiunea e scutită. Codul valid e una dintre condiții. Încadrarea operațiunii, transportul, documentele justificative și declarația 390 sunt discuții separate, pe care le poartă contabilul tău.
- Nu îți spune dacă firma e solvabilă sau serioasă. Arată o stare fiscală, nu bonitate.
- Nu îți spune dacă firma e activă. Pentru partenerii români, starea de inactivitate se vede în registrele ANAF, nu în VIES.
- Nu ține minte în locul tău. Numărul de consultare există doar dacă l-ai cerut și l-ai salvat.
- Nu garantează nimeni în locul tău. Nici Comisia Europeană nu răspunde pentru datele primite de la administrațiile naționale.
Ce se poate scoate din munca de zi cu zi
Partea care se automatizează curat e cea mecanică: la fiecare factură nouă către un client din UE, un flux interoghează serviciul oficial, cere numărul de consultare, îl scrie lângă factură și arhivează răspunsul complet, cu dată și oră. Dacă un cod iese invalid sau serviciul statului respectiv nu răspunde, primești un mesaj înainte de a emite factura, nu după.
Ce nu fac și nu voi face: nu decid dacă operațiunea e scutită și nu semnez nimic în fața ANAF. Interoghez un registru public, păstrez răspunsul și îl pun unde se găsește. Decizia fiscală rămâne a contabilului, care are acum dovada în față.
Un flux simplu de felul acesta costă sub 400 de euro și se livrează în 2–5 zile lucrătoare, plus abonamentul platformei, de la aproximativ 10 dolari pe lună. Lista completă a ceea ce construiesc e în pagina de automatizări; pentru partenerii români, instrumentul gratuit de verificare CUI arată starea de inactivitate și regimul de TVA direct din registrele ANAF.
Sunt inginer, lucrez cu sisteme de 30 de ani și am scris SimpluSPV, folosit azi de 20–30 de firme și contabili. Firma e PAYCODE SRL, CUI 49109796. Dacă vrei să ne uităm împreună peste felul în care ții evidența verificărilor, scrie-mi.
Întrebări frecvente
Unde se face verificarea VIES oficial?
Pe pagina Comisiei Europene dedicată validării codurilor de TVA. Serviciul e gratuit, nu cere cont și acoperă cele 28 de administrații conectate. Instrumentele private care oferă aceeași verificare interoghează, la rândul lor, tot serviciul Comisiei.
Numărul de consultare e obligatoriu?
Legea nu îl impune ca document. Impune însă ca beneficiarul să îți fi comunicat un cod valabil, iar sarcina de a arăta că lucrul acesta era adevărat la data operațiunii îți revine ție. Numărul de consultare e cea mai simplă formă de a o arăta.
De ce apare „invalid” pentru o firmă care există?
Pentru că VIES nu răspunde la întrebarea „există firma?”, ci la „e codul acesta activ pentru operațiuni intracomunitare?”. O firmă reală, cu CUI valid, poate lipsi din VIES dacă nu e înregistrată în scopuri de TVA sau nu e activă pentru astfel de operațiuni.
Ce fac dacă serviciul unui stat nu răspunde?
Reiei verificarea mai târziu și notezi încercarea. Indisponibilitatea unei administrații naționale nu înseamnă cod invalid, iar o factură emisă pe presupunerea că totul e în regulă rămâne, la control, o factură fără dovadă.
Mai trebuie să mă înscriu în Registrul Operatorilor Intracomunitari?
Nu. Registrul a fost desființat de la 1 ianuarie 2017, prin abrogarea articolului 329 din Codul fiscal. Contează înregistrarea în scopuri de TVA și prezența codului în VIES la data operațiunii.
Verificarea codului îmi garantează scutirea de TVA?
Nu. Codul valabil e una dintre condiții; a doua e declarația recapitulativă depusă corect pentru acea livrare [art. 294 alin. (2^1)]. Peste ele vin regulile despre transport și documentele justificative. Verificarea acoperă o singură verigă, nu întregul lanț.
Surse
- Codul fiscal, art. 294 alin. (2) lit. a) și alin. (2^1) — Legea nr. 227/2015, formă consolidată; alineatul (2^1) a fost introdus prin OG nr. 6/2020 (Monitorul Oficial nr. 72 din 31 ianuarie 2020), în vigoare din 3 februarie 2020
- Codul fiscal, art. 329 — abrogat — Registrul Operatorilor Intracomunitari, abrogat de la 1 ianuarie 2017 prin OUG nr. 84/2016 (Monitorul Oficial nr. 977 din 6 decembrie 2016)
- VIES — validarea codurilor de TVA, Comisia Europeană — serviciul oficial și starea, pe state, a administrațiilor conectate
