Facturile primite în SPV se descarcă automat în patru feluri, iar cel corect pentru tine depinde de ce ai deja: programul de facturare pe care îl folosești (multe au funcția inclusă și nu mai plătești nimic în plus), un serviciu dedicat de descărcare, un flux propriu construit pe API-ul ANAF, sau munca manuală. Mai jos e comparația tuturor variantelor, inclusiv cele care nu sunt ale mele, plus fluxul Make.com pe care îl folosesc eu — public, copiabil, cu module și limite.
Pe scurt
- Dacă folosești deja SmartBill sau ContApp, descărcarea facturilor primite din SPV e inclusă — verifică acolo înainte să cumperi altceva.
- Un serviciu dedicat de descărcare costă un abonament lunar și nu cere niciun fel de configurare tehnică.
- Un flux propriu pe API-ul ANAF costă mai mult la construcție, dar îți dă control total asupra a ce se întâmplă cu datele după descărcare.
- Indiferent de variantă, API-ul ANAF întoarce doar ultimele 60 de zile. Ce iese din fereastră nu se mai poate cere.
Care sunt cele patru variante și cât costă fiecare?
Tabelul de mai jos e onest inclusiv acolo unde mă scoate pe mine din discuție.
| Varianta | Cum funcționează | Pentru cine | Ce te costă |
|---|---|---|---|
| Manual din SPV | Intri cu certificatul, descarci arhivele ZIP una câte una, dezarhivezi, deschizi XML-ul, tastezi datele. | Sub 10 facturi pe lună. | Zero lei, dar timpul tău. La 100 de facturi, o dimineață pe lună. |
| Programul de facturare pe care îl ai deja | Autorizezi programul în SPV, iar el aduce facturile primite direct în contul tău. | Oricine folosește deja un program care are funcția. | Nimic în plus — e inclus în abonamentul pe care îl plătești. |
| Serviciu dedicat de descărcare | Îți conectezi firma o dată, iar serviciul interoghează periodic ANAF și pune facturile în Drive sau local. | Firme fără program de facturare, sau care vor doar arhiva curată. | Abonament lunar. Fără configurare tehnică. |
| Flux propriu pe API-ul ANAF | Un scenariu Make.com (sau cod) cere lista, descarcă, dezarhivează, citește XML-ul și scrie unde vrei tu. | Cine vrea datele într-un tabel al lui, legate mai departe de alte procese. | Construcția, o dată, plus platforma (planul de bază Make pornește de la circa 10 $ pe lună). |
Ai deja un program de facturare? Verifică întâi acolo
E primul lucru pe care îl întreb într-o discuție, și de multe ori discuția se termină acolo. SmartBill scrie pe pagina proprie că permite descărcarea facturilor XML primite în SPV de la furnizori și convertirea lor în PDF. ContApp listează la funcționalități „descărcare și import e-factura furnizori”. Dacă plătești deja unul dintre ele, funcția e acolo, iar orice altceva ai cumpăra e a doua oară același lucru.
Am scris fraza aceasta în articol pentru că e cea care lipsește de peste tot: fiecare furnizor de automatizări, inclusiv eu, are un interes să nu ți-o spună.
Dacă nu ai un astfel de program, a doua variantă e un serviciu care face doar atât — de exemplu e-Factura Downloader, care își conectează firma la SPV și pune facturile în Google Drive sau local, cu perioadă de test gratuită. Nu cere nicio configurare tehnică. Limita lui e și avantajul lui: face un singur lucru, bine, și se oprește acolo. Dacă ai nevoie ca datele să meargă mai departe — într-un tabel al tău, într-un ERP, într-o alertă — treci la varianta a patra.
Ce e capcana celor 60 de zile?
API-ul ANAF răspunde doar pentru ultimele 60 de zile. Nu e o limită a fluxului meu sau a vreunui program — e limita serviciului, iar ea se aplică tuturor celor patru variante de mai sus. Documentația de servicii web pentru RO e-Factura o spune în ambele apeluri de listare: și la interogarea simplă (parametrul „zile”, maximum 60), și la cea cu paginare, pe interval de date.
Consecința practică: descărcarea nu e o operațiune pe care o faci o dată pe an. Dacă lași două luni să treacă, facturile ies din fereastră și nu le mai poți cere de la ANAF — le recuperezi doar din contabilitate sau de la furnizor, manual. Orice variantă alegi, trebuie să ruleze periodic.
Al doilea ceas, complet separat de acesta, e cel legal: factura se consideră comunicată în ziua în care devine disponibilă în SPV, nu în ziua în care o deschizi tu. Am detaliat mecanismul, cu articolele de lege, în facturile primite în ANAF e-Factura.
Cum arată un flux propriu, concret?
Fluxul pe care îl folosesc are două scenarii Make.com legate între ele. Amândouă sunt publice: le poți deschide, copia și rula pe contul tău, fără să vorbești cu mine.
Scenariul 1 — descărcarea facturilor din SPV
Folosește automatizarea gata făcută
- Se interoghează API-ul ANAF și se primește lista facturilor disponibile în ultimele 60 de zile.
- Răspunsul JSON e parsat, iar fiecare factură din listă trece prin flux, una câte una.
- Se verifică în Google Sheets ce a fost deja procesat, ca să nu descarci de două ori aceeași factură.
- Se descarcă arhiva ZIP și se dezarhivează: înăuntru sunt două fișiere — factura în XML și semnătura ANAF, tot XML.
- Fișierele se urcă în Google Drive și se partajează, ca să fie accesibile pentru pasul următor.
- Se adaugă un rând în Google Sheets cu factura descărcată.
Modulele folosite: HTTP (http:ActionSendData) pentru cererea către ANAF, JSON (json:ParseJSON), Archive (archive:UnpackAction) pentru dezarhivare, două module Google Sheets (filterRows și addRow), două Google Drive (uploadAFile, shareAFileFolder) și utilitarele util:SetVariables și builtin:BasicFeeder.
Scenariul 2 — citirea datelor din XML-ul UBL 2
Folosește automatizarea gata făcută
Cinci module, un singur lucru: transformă XML-ul într-un rând de tabel citibil de om. Google Sheets (filterRows) alege facturile necitite, Google Drive (searchForFilesFolders) găsește fișierul, HTTP (http:ActionGetFile) îl descarcă, XML Parser (xml:ParseXML) citește structura UBL 2, iar Google Sheets (updateRow) completează rândul existent — nu adaugă unul nou.
Separarea în două scenarii nu e cochetărie de inginer. Descărcarea poate eșua (ANAF nu răspunde, tokenul a expirat), citirea e o operațiune pur locală. Ținute separat, dacă pică descărcarea nu pierzi ce ai citit deja și poți reciti facturile fără să le mai ceri o dată.
Un lucru important pentru cine se teme de erori: aici nu se ghicește nimic. Datele vin din XML-ul emis de furnizor, exact așa cum le-a scris el. Nu e OCR, nu e citire dintr-o poză.
Când nu merită să apelezi la mine
- Ai sub zece facturi pe lună. Le descarci manual în cincisprezece minute. Orice automatizare costă mai mult decât timpul pe care ți-l scoate.
- Programul tău de facturare are deja funcția. Vezi mai sus. Nu plăti a doua oară același lucru.
- Vrei doar arhiva, atât. Dacă nu ai nevoie de date într-un tabel al tău, legate mai departe de alte procese, un serviciu dedicat de descărcare e mai ieftin și mai rapid decât un flux construit pe măsură.
- Nu ai cine să țină tokenul valid. Un flux propriu cere un om în firmă care reînnoiește autorizarea când expiră. Dacă nu există omul acela, alege o variantă cu abonament, unde întreținerea e a furnizorului.
Ce nu face niciuna dintre variante
- Nu face contabilitate. Rezultatul e un tabel corect și complet. Înregistrarea, încadrarea pe conturi și verificarea rămân la contabil.
- Nu îți spune dacă factura e corectă. Extrage ce scrie în ea. Dacă furnizorul a greșit suma, greșeala ajunge în tabel exact așa cum a fost emisă.
- Nu răspunde în locul tău în fața ANAF. Termenele, deducerea și declarațiile rămân responsabilitatea ta și a contabilului tău.
- Nu recuperează ce a ieșit din fereastra de 60 de zile. Niciun furnizor nu poate, pentru că API-ul nu întoarce acele facturi.
- Nu merge fără autorizare. Orice variantă automată are nevoie de accesul tău la SPV, iar când expiră, se oprește până îl reînnoiești.
Ce dispare din munca ta, dacă alegi un flux construit
Dispare ciclul „intru în SPV, descarc, dezarhivez, deschid XML-ul, tastez în tabel”, repetat pentru fiecare factură. Rămâne un tabel care se completează singur și o arhivă ordonată pe Drive.
Un flux simplu ca acesta se încadrează sub 400 de euro, iar termenul obișnuit e de 2–5 zile lucrătoare de la momentul în care avem accesele. Cifrele, cu cele trei categorii de cost și ce le mută dintr-una în alta, sunt în articolul despre cât costă o automatizare Make.com. Restul fluxurilor pe care le construiesc sunt pe pagina de automatizări.
De ce ai avea încredere într-o firmă de un om: pentru că softul pe care l-am scris, SimpluSPV, e folosit azi de 20–30 de firme și cabinete de contabilitate, iar cele două scenarii de mai sus sunt publice: le poți inspecta modul cu modul înainte să vorbim. Sunt inginer, lucrez cu sisteme de 30 de ani, și firma e PAYCODE SRL, CUI 49109796.
Întrebări frecvente
Se pot descărca automat facturile primite din SPV?
Da, în patru feluri: din programul de facturare pe care îl folosești deja, printr-un serviciu dedicat de descărcare, printr-un flux propriu construit pe API-ul ANAF, sau manual. Toate variantele automate cer o autorizare în SPV, valabilă o perioadă limitată, pe care trebuie s-o reînnoiești.
Pot descărca facturi mai vechi de 60 de zile?
Nu prin API-ul ANAF. Serviciul întoarce doar facturile disponibile în ultimele 60 de zile, atât la interogarea simplă, cât și la cea cu paginare. De aceea descărcarea trebuie programată să ruleze periodic, nu o dată pe an.
E nevoie de OCR pentru facturile din SPV?
Nu. Facturile din SPV vin ca XML structurat, deci datele se citesc exact, nu se ghicesc dintr-o imagine. OCR-ul e necesar doar pentru facturile scanate sau PDF-urile primite pe alte căi.
De ce sunt două scenarii și nu unul singur?
Ca să separi ce poate eșua (dialogul cu API-ul ANAF) de ce e sigur (citirea unui XML deja descărcat). Dacă pică descărcarea, citirea merge mai departe pe ce ai; nu reiei tot de la zero.
Cât costă un flux de descărcare construit pe măsură?
Un flux simplu se încadrează sub 400 de euro, la care se adaugă costul lunar al platformei (planul de bază Make pornește de la circa 10 $ pe lună). Termenul obișnuit e de 2–5 zile lucrătoare de la momentul în care avem accesele.
Ce se întâmplă când expiră autorizarea în SPV?
Fluxul se oprește și nu mai aduce facturi noi până când reînnoiești accesul. E singurul pas care rămâne cu adevărat manual, indiferent de varianta aleasă, și e motivul pentru care fluxul trebuie să te anunțe când nu a mai reușit să descarce nimic.
Surse
- Prezentare servicii web pentru sistemul RO e-Factura — Ministerul Finanțelor (limita de 60 de zile la listarea mesajelor).
- SmartBill — e-Factura (descărcarea facturilor XML primite în SPV).
- ContApp — funcționalități (descărcare și import e-factura furnizori).
