Înainte să retrimiți factura, verifică, în ordinea următoare: (1) ai indexul de încărcare primit de la ANAF la trimitere, (2) ai arhiva originală descărcată din SPV — XML-ul facturii plus semnătura ANAF, (3) semnătura din arhivă e conformă, verificată cu instrumentul oficial ANAF. Dacă toate trei sunt curate, factura a ajuns la ANAF și e disponibilă — problema e la client, nu la tine.
Pe scurt
- Indexul de încărcare e dovada de trimitere — fără el, nu poți demonstra că ai transmis nimic.
- Arhiva descărcată din SPV conține XML-ul facturii și un fișier de semnătură separat — dacă lipsește semnătura, ai doar jumătate de dovadă.
- Instrumentul ANAF de la anaf.ro/xmlsignature verifică dacă semnătura chiar aparține facturii tale, nu doar dacă există un fișier cu acel nume.
- Dacă toate trei ies curate, factura a fost transmisă și validată — retrimiterea nu rezolvă nimic, clientul trebuie să-și verifice propriul SPV.
De ce nu retrimiți din prima
Un client sună și spune că n-a primit factura. Reflexul e s-o retrimiți. Dar dacă ai transmis-o deja o dată, corect, o a doua transmitere pe aceeași factură creează exact confuzia pe care încerci s-o eviți — două înregistrări, aceeași sumă, întrebări în plus la reconciliere. Înainte să apeși retrimite, verifici ce ai deja: dovada tehnică că factura chiar a plecat.
Ai indexul de încărcare de la ANAF?
La fiecare trimitere reușită în SPV, ANAF întoarce un index de încărcare — un număr unic, atașat exact acelei transmiteri. E prima ta dovadă și cea mai simplă de verificat: dacă nu-l ai salvat (în programul de facturare, într-un tabel, oriunde), nu poți demonstra nici măcar că ai încercat să trimiți factura, darămite că a ajuns.
Dacă indexul lipsește, motivul cel mai frecvent e că trimiterea n-a reușit deloc — un eșec de rețea, un XML respins la validare — și transmiterea reală s-a întâmplat mai târziu sau deloc. În cazul ăsta, retrimiterea chiar e pasul corect.
Ai arhiva originală — XML-ul plus semnătura ANAF?
Cu indexul de încărcare, descarci din SPV o arhivă. Ea conține două lucruri separate: XML-ul facturii pe care l-ai trimis și un fișier de semnătură digitală, aplicat de ANAF, care confirmă că sistemul a primit și validat exact acel document. Cele două nu sunt interschimbabile — dacă ai doar XML-ul, fără fișierul de semnătură, nu ai dovada că ANAF a procesat-o, ai doar copia locală a ceea ce credeai că ai trimis.
Aici apare cea mai frecventă capcană: arhiva descărcată se pierde sau se șterge din greșeală, iar când vine întrebarea clientului, singurul lucru rămas e factura din programul de contabilitate — care dovedește că ai emis-o, nu că a ajuns la ANAF.
Semnătura e conformă? Verific-o cu instrumentul ANAF
Ai arhiva, ai ambele fișiere — rămâne un ultim pas, pe care puțini îl fac: verifici efectiv dacă semnătura se potrivește cu factura, nu presupui că da. Instrumentul oficial de la anaf.ro/xmlsignature cere exact cele două fișiere din arhivă — XML-ul facturii și fișierul de semnătură — și întoarce un răspuns clar: valid sau invalid. Confirmă că documentul n-a fost modificat după ce ANAF l-a semnat și că semnătura chiar aparține sistemului ANAF, nu unei arhive coruptă sau incompletă.
Dacă instrumentul spune „invalid”, nu înseamnă automat că factura n-a ajuns — poate fi o arhivă descărcată greșit sau un fișier trunchiat la salvare. Se redescarcă din SPV cu același index și se verifică din nou.
| Verificare | Ce dovedește | Dacă lipsește sau pică |
|---|---|---|
| Index de încărcare | Ai transmis factura, la data respectivă | Transmiterea n-a reușit — retrimiți |
| Arhivă XML + semnătură | ANAF a primit și validat factura | Redescarci arhiva din SPV cu indexul |
| Verificare semnătură (anaf.ro/xmlsignature) | Documentul e cel original, nemodificat | Arhivă coruptă — redescarci, nu retrimiți |
Ce NU rezolvă acest control
Cele trei verificări dovedesc un singur lucru: ce s-a întâmplat tehnic între tine și ANAF. Nu decid dacă factura a fost transmisă la timp din punct de vedere legal, nu înlocuiesc corespondența cu clientul și nu rezolvă un eventual litigiu comercial pe fond. Dacă toate trei ies curate, dovada tehnică e completă — ce face clientul cu ea (își caută propriul cont SPV, verifică cu contabilul lui) rămâne treaba lui, nu a ta.
Unde se termină verificarea
Ce dispare din munca ta: nu mai cauți manual prin arhive vechi de fiecare dată când un client sună — arhivele XML + semnătură se descarcă și se salvează automat, lângă fiecare factură emisă, exact în momentul în care ANAF le pune la dispoziție. E aceeași mecanică pe care o folosesc automatizările pentru facturile primite, aplicată acum și celor emise.
Cât costă: o automatizare de arhivare simplă pornește sub 400 €, în funcție de câte facturi emiți pe lună și de programul de facturare pe care-l folosești deja — vezi ce automatizări livrez și în cât timp.
De ce poți avea încredere: construiesc automatizări de facturare și SPV pentru firme reale de câțiva ani, prin SimpluSPV, folosit azi de 20-30 de firme și contabili.
Întrebări frecvente
Ce e indexul de încărcare din SPV?
E numărul unic pe care ANAF îl întoarce la fiecare trimitere reușită de factură în SPV. Se folosește apoi ca să descarci arhiva cu factura procesată. Fără el, nu poți dovedi tehnic că ai transmis o anumită factură.
De ce arhiva descărcată din SPV are două fișiere, nu unul?
Pentru că cele două dovedesc lucruri diferite: XML-ul e conținutul facturii, iar fișierul de semnătură e confirmarea ANAF că a primit și validat exact acel document. Ai nevoie de amândouă ca dovadă completă.
Ce fac dacă instrumentul ANAF spune că semnătura e invalidă?
De obicei arhiva e incompletă sau coruptă la descărcare, nu factura în sine. Redescarci din SPV cu același index de încărcare și verifici din nou înainte să tragi vreo concluzie.
Dacă toate trei verificările ies curate, mai trebuie să retrimit factura?
Nu. Dacă indexul există, arhiva conține ambele fișiere și semnătura e validă, factura a fost transmisă și validată de ANAF. Retrimiterea ar crea o a doua înregistrare pentru aceeași factură, nu ar rezolva nimic.
Instrumentul ANAF de verificare a semnăturii costă ceva?
Nu, e gratuit și public, la anaf.ro/xmlsignature. Nu cere cont și nu ține evidența cine îl folosește.
Pot verifica mai multe facturi deodată?
Instrumentul ANAF verifică o factură pe rând, câte un XML și un fișier de semnătură. Pentru volum mai mare, verificarea se automatizează — e genul de pas mecanic repetitiv care se elimină printr-un flux, nu se face manual de fiecare dată.
