Această automatizare rezolvă o problemă mică și enervantă: nimeni din firmă nu mai uită ziua de naștere a unui coleg. În fiecare dimineață, un scenariu Make.com se uită în tabelul cu angajați, vede cine își serbează ziua azi, generează o felicitare cu numele lui și i-o trimite pe WhatsApp. Fără ca cineva să-și pună memento în calendar.
De ce merită un flux pentru așa ceva
Pentru că e exact genul de sarcină pe care omul o face prost: are frecvență mică pentru fiecare persoană, dar frecvență mare la nivel de firmă. Cineva de la HR trebuie să-și amintească, să scrie ceva care să nu sune ca un formular și să trimită la timp. De obicei se întâmplă una din două: fie se uită (și se vede), fie se trimite același text copiat de doi ani, ceea ce se vede și mai rău.
E și un exemplu bun de automatizare „umană” — nu taie costuri, nu accelerează producția. Are alt rol: îți ține o mică promisiune internă fără să consume atenția nimănui. Ca demonstrație tehnică e ideală: are un declanșator pe dată, o căutare într-un tabel, un pas de AI generativ și o livrare pe un canal real.
Ce îți trebuie ca să-l construiești
- Cont plătit Google Workspace — pentru tabelul cu angajați (Google Sheets) și pentru stocarea imaginilor generate în Google Drive.
- Cont Make.com — aici stă scenariul.
- Un API key OpenAI, setat și conectat în Make — generează imaginea felicitării.
- Cont plătit whapi — prin el pleacă mesajul pe WhatsApp.
Piesele gata făcute, ca să nu construiești de la zero:
Cum funcționează, pas cu pas
1. Tabelul. O foaie de calcul simplă: nume, data nașterii, număr de telefon. Atât. Nu ai nevoie de un sistem HR ca să pornești.
2. Declanșatorul zilnic. Scenariul rulează o dată pe zi, la ora pe care o alegi tu.
3. Căutarea sărbătoriților. Acesta este elementul-cheie al fluxului. În modulul de căutare a rândurilor (search rows) compari ziua și luna din tabel cu ziua curentă, folosind:
{{formatDate(now; "DD.MM")}}Compari doar ziua și luna, nu și anul — de aceea în tabel ține data nașterii într-un format din care poți extrage „DD.MM”. Dacă azi nu are nimeni ziua, scenariul se oprește aici fără să facă nimic. Dacă sunt doi sărbătoriți, se execută de două ori, câte o dată pentru fiecare rând găsit.
4. Generarea imaginii cu OpenAI. Trimiți către API un prompt în care numele sărbătoritului vine direct din rândul găsit. Promptul folosit arată așa:
O felicitare de ziua de naștere pentru {{1.`0`}} din partea companiei SimpluSPV.ro. În felicitare să scrie "La mulți ani {{1.`0`}}!" și să apară scris central în partea de sus SimpluSPV. În imagine să fie roboți din viitor care să ureze "La mulți ani!"Observă ce face promptul: cere text în imagine (numele + „La mulți ani”), cere un element de brand (SimpluSPV, sus, centrat) și cere un stil vizual constant (roboți din viitor). Cele trei împreună dau felicitări care arată ca o serie, nu ca imagini aleatorii. Vrei alt stil? Schimbi ultima propoziție, restul rămâne.
5. Trimiterea pe WhatsApp. Imaginea pleacă prin whapi către numărul din tabel, cu un mesaj scurt. Sărbătoritul o primește acolo unde se uită oricum de zece ori pe zi — nu într-un e-mail intern deschis peste trei zile.
Unde se strică și ce limitări are
Aici trebuie să fii lucid, altfel această automatizare te compromite exact în ziua în care nu trebuie:
- Textul din imagini generate cu AI nu e garantat. Modelele scriu text în imagine mult mai bine decât acum doi ani, dar tot pot stâlci o diacritică sau un nume mai puțin obișnuit. Merită să pui un pas de aprobare în scenariu, în loc de trimitere directă.
- API-ul OpenAI costă bani per imagine. Nu mult, dar nu e zero, iar costul crește cu numărul de angajați și cu rulările de test. Verifică prețul curent și pune o limită de cheltuială în contul OpenAI.
- whapi nu e API-ul oficial WhatsApp. E un serviciu care se conectează la WhatsApp printr-un cont existent. E mult mai simplu de pus în funcțiune decât WhatsApp Business API, dar depinzi de un intermediar și de politica Meta privind conturile care trimit mesaje automat. Pentru câteva mesaje pe lună către colegi, risc mic; pentru trimiteri în masă către clienți, nu aceasta este soluția.
- Numerele de telefon trebuie să fie corecte și în format internațional. Un număr greșit înseamnă felicitare trimisă altcuiva.
- Datele din tabel sunt date personale. Data nașterii și telefonul angajaților nu se plimbă prin foi publice. Ține fișierul cu acces restrâns.
Pentru cine e potrivit
Pentru firme de la 20–30 de angajați în sus, unde HR-ul chiar are ce uita, și pentru oricine vrea un prim proiect real în Make: are toate ingredientele unei automatizări serioase, dar dacă se strică nu pierde nimeni bani. Același schelet — tabel + declanșator pe dată + generare + trimitere — se refolosește apoi pentru aniversări de angajare, scadențe, notificări de contract sau memento-uri către clienți.
Vrei un flux ca acesta în firma ta?
Dacă vrei să-l adaptăm pe procesul tău, sau ai un flux mai serios de automatizat, programează o discuție: discuție 1 la 1. Dacă vrei să înveți să construiești singur astfel de scenarii, cu Make și AI, uită-te la cursul de AI pentru firme.
Întrebări frecvente
Pot trimite pe e-mail în loc de WhatsApp?
Da, și e chiar mai simplu: înlocuiești modulul whapi cu unul de e-mail. Renunți la contul plătit whapi, dar mesajul are șanse mai mici să fie citit în ziua respectivă.
Ce se întâmplă dacă doi angajați au ziua în aceeași zi?
Scenariul procesează fiecare rând găsit separat, deci se generează și se trimit două felicitări diferite, fiecare cu numele lui.
Pot folosi Airtable în loc de Google Sheets?
Da. Logica rămâne identică — se schimbă doar modulul de citire a tabelului și modul în care filtrezi după ziua și luna curentă.
