Da, o factură PDF sau scanată poate fi citită automat și transcrisă într-un tabel, fără să tastezi nimic. Fluxul de mai jos face exact acest lucru: urmărește un folder din Google Drive, iar când apare o factură nouă, extrage cu OCR furnizorul, suma, TVA-ul, data și numărul facturii și le adaugă ca rând nou într-un Google Sheets. E construit în Make.com, are patru module și îl poți copia gata făcut.
Problema pe care o rezolvă
Introducerea manuală a facturilor e cea mai plictisitoare muncă din contabilitate și, tocmai de aceea, cea cu cele mai multe greșeli. Fiecare factură primită pe email sau scanată înseamnă: o deschizi, cauți furnizorul, cauți totalul, cauți TVA-ul, tastezi într-un tabel, verifici că n-ai inversat două cifre. Un minut, două, trei — la sute de facturi pe lună devin ore.
Partea urâtă nu e timpul, ci faptul că e timp fragil: obosești, tastezi 1.240 în loc de 1.420 și greșeala se descoperă abia la reconciliere. Acest flux nu îți ține contabilitatea — îți face transcrierea, care e partea mecanică.
Cum funcționează, pas cu pas
- Watch — Make.com urmărește un folder din Google Drive. Când apare un fișier nou (factura scanată sau PDF-ul primit), scenariul pornește singur.
- Get File — se descarcă fișierul din Drive, ca să poată fi trimis mai departe.
- OCR Receipt — modulul EdenAI citește documentul și identifică automat câmpurile: furnizor, sumă totală, TVA, dată, număr de factură etc.
- Add Row — datele extrase sunt scrise ca rând nou într-un Google Sheets.
Tu nu faci decât un lucru: pui factura în folder. Restul se întâmplă fără intervenție.
Ce module Make.com intră în scenariu
- Google Drive (2 module): google-drive:watchFilesInAFolder — declanșatorul, monitorizează folderul pentru fișiere noi; google-drive:getAFile — descarcă factura.
- EdenAI OCR: edenai:ocrreceipt — extrage datele din document prin OCR (Optical Character Recognition), adică „citește” imaginea și o transformă în câmpuri structurate.
- Google Sheets: google-sheets:addRow — adaugă un rând nou cu datele extrase.
Patru module. Acesta este tot fluxul. Simplitatea e o virtute aici: cu cât un flux are mai puține piese, cu atât se strică mai rar.
Ce costă
Trei componente se pot plăti separat: abonamentul Make.com (fiecare modul executat consumă o operație), serviciul EdenAI pentru OCR (se plătește la consum, per document) și contul Google. Costul real depinde direct de câte facturi treci pe lună prin flux — la volume mici stai aproape de zero, la volume mari calculează per document înainte să pornești.
Limitări — citește această secțiune înainte să te bazezi pe el
OCR-ul nu este infailibil și nu e infailibil. Fii onest cu ce primești:
- Calitatea scanului dictează rezultatul. O poză strâmbă, ștearsă sau făcută cu telefonul la lumină proastă produce câmpuri greșite sau lipsă. Un PDF nativ (generat electronic) se citește mult mai bine decât o hârtie fotografiată.
- Modulul e orientat pe bonuri și facturi standard. Facturile cu layout exotic, cu mai multe pagini sau cu tabele de linii complicate pot fi citite parțial — de obicei totalul iese bine, detaliul pe articole nu întotdeauna.
- Nu înlocuiește verificarea umană. Fluxul îți umple tabelul; cineva tot trebuie să treacă cu ochii peste rândurile ciudate. Diferența e că verifici, nu tastezi — altă viteză, alt nivel de oboseală.
- Nu face înregistrare contabilă. Ieșirea e un tabel, nu o notă contabilă. De acolo poți importa mai departe, dar aceasta este o etapă separată.
Recomandarea mea practică: adaugă în tabel o coloană „verificat” și tratează primele câteva sute de facturi ca pe o perioadă de calibrare. Vei vedea repede pe ce tip de documente OCR-ul greșește la tine.
Cine ar trebui să-l folosească
Fluxul are sens pentru firmele care primesc facturi pe email sau pe hârtie și le țin oricum într-un tabel: cabinete de contabilitate mici, firme cu volum constant de facturi de la furnizori, oricine face lunar aceeași transcriere manuală. Dacă primești deja facturile în format electronic structurat (XML din SPV), ai o cale mai bună — acolo datele sunt exacte, nu ghicite din imagine, și există un flux separat dedicat.
Vrei un flux ca acesta în firma ta?
Poți să pornești de la scenariul gata făcut și să-l adaptezi. Dacă vrei să-l așezi pe procesul tău real — cu coloanele tale, cu furnizorii tăi, cu excepțiile tale — îl putem așeza împreună într-o discuție 1-la-1. Dacă preferi să înveți să construiești singur astfel de fluxuri, exact aceasta acoperă cursul de AI pentru firme.
Cât de exact citește OCR-ul o factură?
Foarte bine pe PDF-uri native și scanuri curate, mai slab pe poze făcute cu telefonul. Totalul și furnizorul ies aproape mereu; detaliul pe linii de produs e partea unde trebuie să verifici.
Merge și cu alt spațiu de stocare, nu doar Google Drive?
Da. Modulele Drive pot fi înlocuite cu echivalentele lor (de exemplu OneDrive), iar Google Sheets cu Airtable. Logica fluxului rămâne identică: declanșator pe folder, descărcare, OCR, scriere în tabel.
De ce să folosesc OCR dacă am facturile în SPV?
N-ai de ce. Dacă factura vine ca XML din SPV, datele sunt deja structurate și exacte — OCR-ul e pentru documentele care nu vin structurat: scanuri, PDF-uri de la furnizori, bonuri.
