Curs Automatizări & AI pentru Contabilitate

Lecția 02 — Raportare și dashboard-uri pentru clienți

Cum transformi datele din SAGA și WinMentor în dashboard-uri vizuale profesionale. Google Looker Studio și Power BI — practic, pas cu pas, gratuit.

Lecția 7 · Vizualizare date
De la balanță în Excel la dashboard profesional
Clientul tău nu citește balanța contabilă. Dar citește un grafic cu venitul lunar, marja brută și cash-ul disponibil. Această lecție îți arată cum să livrezi exact asta — fără cod, fără costuri, în câteva ore de setup.
„Contabilii care livrează dashboard-uri interactive câștigă de 2-3x mai mult pe client față de cei care trimit balanțe în Excel. Nu pentru că muncesc mai mult — pentru că valoarea percepută e incomparabil mai mare."
— Fathom HQ, Best AI Tools for Accountants 2026
94%
dintre contabili cred că advisory-ul vizual crește veniturile firmei
0 lei
costul Looker Studio (Google) — complet gratuit pentru orice număr de rapoarte
2-4 ore
timp de setup pentru primul dashboard funcțional pentru un client
Problema cu Excel-ul trimis pe email
Clientul primește un fișier cu 12 tab-uri. Deschide primul. Vede cifre. Îl închide.

Un dashboard interactiv în browser e deschis în 3 secunde, arată exact ce contează, și poate fi filtrat de client direct. Nu cere explicații — se explică singur.

Iar tu nu-l mai trimiți manual lunar. Se actualizează automat de fiecare dată când actualizezi sursa de date.
Ce vei ști la finalul acestei lecții
Cum exporti date din SAGA C și WinMentor în format utilizabil → cum le organizezi în Google Sheets ca sursă live → cum construiești un dashboard în Looker Studio în sub 2 ore → ce KPI-uri să afișezi pentru fiecare tip de client → cum prezinți dashboardul și ce tarif poți cere pentru el.
SAGA / WinMentor
→
Export CSV / XLS
→
Google Sheets
→
Looker Studio
→
Link client
Modulul 1
Export din SAGA și WinMentor
Ambele programe permit exportul datelor în formate standard. Cheia e să știi exact ce să exporți și cum să structurezi datele pentru vizualizare ulterioară.
SAGA C — ce poți exporta și de unde
SAGA C are funcție de export în Excel (.xls) și CSV din aproape orice raport. Rapoartele utile pentru dashboard:

Balanța de verificare → Rapoarte → Balanță → Export Excel. Conține solduri pe conturi, ideal pentru situația financiară.

Jurnal de vânzări / cumpărări → Registre → Export. Date pe linie per tranzacție — cel mai detaliat nivel de analiză.

Fișă de cont → pentru conturi specifice (701-709 venituri, 601-614 cheltuieli) → Export per cont.

Situație clienți / furnizori → parteneri cu sold — util pentru aged receivables.
WinMentor — export date
WinMentor Enterprise și WinMentor Cloud permit export din meniul Rapoarte → Export date.

Balanța contabilă → format Excel cu coloane solduri inițiale, rulaje, solduri finale per cont.

Situație gestiuni / stocuri → Export Excel, util pentru firme cu stocuri (marjă pe produs).

Registrul de casă și bancă → flux de numerar, esențial pentru cash-flow dashboard.

Note contabile → export detaliat per notă, util pentru reconciliere și audit trail.
Structura corectă a datelor pentru dashboard
Cele mai multe exporturi din SAGA/WinMentor vin cu formate „frumoase" pentru imprimat — cu total-uri, subtotal-uri și rânduri goale. Acestea sunt inutilizabile direct în Looker Studio.

Ce trebuie să faci: Curăță fișierul exportat astfel încât fiecare rând să fie o înregistrare, fiecare coloană să fie un atribut. Niciun rând de total. Niciun rând gol. Header clar pe primul rând.
Exemplu structură corectă pentru jurnal vânzări: Luna | Cont | Denumire cont | Debit | Credit 2024-01 | 701 | Venituri din vânzări | 0 | 45000 2024-01 | 4111 | Clienți | 53550 | 0 2024-02 | 701 | Venituri din vânzări | 0 | 62000 ... NU: rânduri de subtotal, celule îmbinate, header pe mai multe rânduri.
Sfat practic: Creează un template Google Sheet cu structura corectă o singură dată. Lunar, faci paste-only-values din exportul SAGA în acel template. Dashboardul se actualizează automat.
Alternativă: automatizare cu Make.com
Dacă firma ta folosește SAGA Web sau WinMentor Cloud, poți automatiza exportul complet: Make.com descarcă raportul, îl procesează, și actualizează Google Sheets fără intervenție manuală. Setup: 3-4 ore, funcționează lunar automat. Aceasta e Faza 2 — după ce dai dashboardul live manual, automatizezi alimentarea cu date.
Modulul 2
Google Sheets — punte între SAGA și dashboard
Google Sheets nu e doar un Excel în cloud. E conectorul nativ cu Looker Studio — actualizezi Sheet-ul, dashboardul se actualizează instantaneu, fără export, fără re-upload.
1
Creezi un Google Sheet dedicat per client
Numește-l clar: „Dashboard [Nume Client] — Date". Accesul: doar tu (și echipa ta). Clientul vede dashboardul, nu datele brute. Structurează pe tab-uri: „Venituri", „Cheltuieli", „Bilanț", „Cash".
2
Importezi datele lunar — manual sau automat
Manual: copii datele din exportul SAGA în tab-ul corespunzător. Adaugi rândul cu luna nouă sub cele existente — nu înlocui, acumulezi. Istoricul e esențial pentru grafice de evoluție. Automat: Make.com + Google Sheets API (modulul avansat).
3
Construiești un tab „Calcule" cu indicatori derivați
Exemple de formule utile pentru dashboard:
Marjă brută = (Venituri - Costul bunurilor vândute) / Venituri × 100
Rotație creanțe = Venituri / Sold clienți mediu
Grad lichiditate = Active circulante / Datorii pe termen scurt

Looker Studio poate citi aceste celule direct și le poate afișa ca KPI-uri.
4
Partajezi Sheet-ul cu Looker Studio (o singură dată)
Din Looker Studio → Add data source → Google Sheets → alegi fișierul. Conexiunea rămâne permanentă. Orice modificare în Sheet se reflectă în dashboard la refresh.
Template gratuit: Creează o copie a Sheet-ului de date pentru primul client, șterge datele reale și păstrează structura. Devine template-ul tău refolosibil pentru toți clienții.
De ce Google Sheets și nu Excel local
Excel salvat pe PC nu se poate conecta la Looker Studio. Google Sheets da — în timp real, fără upload manual. Plus: poți da acces echipei tale fără să trimiți fișiere. Dacă un colaborator actualizează datele dintr-un alt oraș, dashboardul clientului reflectă automat.
Modulul 3
Looker Studio — ghid practic pentru contabili
Looker Studio (fostul Google Data Studio) este complet gratuit, funcționează în browser și nu cere cunoștințe tehnice. E primul tool pe care ar trebui să-l înveți.
Accesare și setup inițial
Accesezi pe lookerstudio.google.com cu orice cont Google. Creezi un raport nou → Blank report. Prima acțiune: adaugi sursa de date (Google Sheets → fișierul clientului). Durează 2 minute.
1
Adaugi sursa de date
Add data → Google Sheets → selectezi fișierul → selectezi tab-ul cu datele. Looker Studio detectează automat coloanele și tipurile de date (numere, text, date). Poți edita tipurile dacă le-a detectat greșit.
2
Construiești paginile raportului
Recomand structura: Pagina 1 → Sumar executiv (4-6 KPI-uri mari, un grafic de evoluție). Pagina 2 → Venituri și cheltuieli detaliate. Pagina 3 → Situație clienți / furnizori. Pagina 4 → Cash-flow. Clientul vede Pagina 1 — restul e pentru detalii dacă vrea.
3
Adaugi elementele vizuale
Insert → Scorecard pentru KPI-uri singulare (venit total, cheltuieli, profit). Line chart sau Bar chart pentru evoluție lunară. Pie chart pentru structura cheltuielilor. Table pentru detalii pe conturi. Fiecare element se configurează prin drag-and-drop din lista de coloane.
4
Adaugi filtre și controale interactive
Insert → Date range control → clientul poate selecta orice perioadă. Insert → Filter control → poate filtra pe lună, trimestru, an, sau orice altă dimensiune. Acesta e diferențiatorul față de un PDF static.
5
Personalizezi branding-ul
Adaugi logo-ul firmei tale (și al clientului dacă vrei). Setezi culorile temei. Adaugi titlul și data ultimei actualizări. Rezultatul arată ca un produs profesional, nu ca un exercițiu de student.
6
Partajezi cu clientul
Share → Get link → Anyone with the link can view. Trimite link-ul clientului. El îl deschide în browser, pe telefon sau PC, fără cont Google, fără instalare. La fiecare refresh al paginii, datele sunt cele mai recente din Sheet.
Atenție GDPR: Nu pune date personale ale clienților tăi (nume, CNP, IBAN) în dashboardurile partajate. Dashboardul financiar agregat (venituri totale, cheltuieli pe categorii) nu conține date personale și e safe de partajat prin link.
Funcții avansate Looker Studio de știut
Câmpuri calculate: Poți crea formule direct în Looker Studio — ex. marjă brută = (Venituri - COS) / Venituri. Nu trebuie să le calculezi în Sheet dacă preferi să le centralizezi în tool.

Blending data sources: Poți combina date din mai multe Sheet-uri (ex. venituri din un fișier + cheltuieli din altul) printr-un JOIN după coloana Luna.

Scheduled email delivery: Looker Studio Pro (plătit) trimite raportul pe email automat. Varianta gratuită: clientul intră pe link când vrea.
Modulul 4
Power BI — când e mai bun decât Looker Studio
Power BI e mai puternic dar mai complex. Dacă clientul tău e o firmă mai mare cu date din ERP (SAP, Oracle, Navision), Power BI poate fi alegerea mai bună.
Criteriu Looker Studio Power BI
Preț Gratuit complet Gratuit Desktop, 10$/user/lună pentru share
Ușurință de utilizare Foarte simplu, 1-2 ore să înveți Mediu, 1-2 zile să înveți bine
Surse de date Google ecosystem + CSV/Sheets Orice: SQL, SAP, Oracle, Excel, API-uri
Partajare cu client Link simplu, fără cont Clientul are nevoie de cont Microsoft
Transformare date (Power Query) Limitată Foarte puternică — curăță date SAGA direct
Calcule complexe (DAX) Formule de bază DAX — calcule financiare avansate
Actualizare automată cloud Instant via Google Sheets Necesită Power BI Gateway pentru date locale
Recomandat pentru IMM-uri, setup rapid, clienți simpli Firme mari, date complexe, ecosistem Microsoft
Când alegi Power BI
Clientul are deja Microsoft 365 / Office 365 și toată lumea folosește Teams și SharePoint → Power BI se integrează nativ.

Firma client are date în SAP, Oracle Navision, sau alt ERP enterprise cu conector direct în Power BI.

Ai nevoie de calcule financiare complexe cu DAX (ex. indicatori calculați pe perioade comparative, bugete vs. realizat cu variance automat).

Datele brute din SAGA vin murdare și au nevoie de transformare substanțială — Power Query e mult mai puternic decât orice poți face în Google Sheets.
Fluxul recomandat pentru Power BI cu date din SAGA
1. Exportezi raportul din SAGA în CSV sau Excel.
2. Deschizi Power BI Desktop (gratuit) → Get Data → Excel / CSV.
3. Power Query se deschide automat — folosești transformările pentru a curăța datele (elimini rânduri de total, remodelezi coloane, setezi tipuri de date).
4. Construiești modelul de date (relații între tabele dacă ai mai multe surse).
5. Construiești raportul vizual cu drag-and-drop.
6. Publici în Power BI Service (cloud) și dai acces clientului — clientul are nevoie de cont Microsoft (gratuit sau plătit).
Recomandare: Începe cu Looker Studio pentru primii 5-10 clienți. Îți construiești experience-ul și ai rezultate rapide. Migrează spre Power BI când ai un client mai mare care justifică complexitatea suplimentară sau când ai nevoie de calcule pe care Looker nu le poate face.
Modulul 5
Ce KPI-uri afișezi — în funcție de tipul clientului
Un dashboard bun nu arată tot. Arată ce contează pentru acel client specific. Mai puțin e mai mult — 6-8 indicatori bine aleși bat 30 de cifre într-un tabel.
Firmă de servicii (consultanță, IT, agenție)
  • Venituri totale luna curentă vs. luna anterioară
  • Număr facturi emise
  • Sold creanțe neîncasate (aged)
  • Cheltuieli personal / total cheltuieli %
  • Profit net estimat lunar
  • Cash disponibil (cont curent)
Firmă comerț / distribuție
  • Venituri vs. buget (dacă există)
  • Marjă brută % pe categorie de produs
  • Rotație stocuri (zile)
  • Top 10 produse după venit
  • Sold furnizori și scadențe apropiate
  • Sold clienți restanți >30 zile
Firmă producție
  • Venituri din producție vândută
  • Cost materii prime / venituri %
  • Valoare producție neterminată
  • Cheltuieli utilități vs. trimestrul anterior
  • Grad de îndatorare
  • Evoluție EBITDA lunar
SRL micro / PFA / profesii liberale
  • Venituri totale și pragul de impozitare
  • Cheltuieli deductibile lunar
  • Impozit estimat trimestrial
  • Cash în conturi (vizualizare simplă)
  • Facturi neîncasate (simplu, lista)
  • Avertizare: aproape de plafonul TVA
Pagina 1 — Sumar executiv: ce trebuie să conțină întotdeauna
Indiferent de tipul clientului, prima pagină a oricărui dashboard trebuie să răspundă la 3 întrebări în 10 secunde:

Cât am câștigat? → Scorecard venituri luna curentă + comparație cu luna anterioară (% delta).
Cât am cheltuit? → Scorecard cheltuieli + structura pe categorii mari (Pie chart sau donut).
Cât am rămas? → Profit net estimat + sold cash disponibil.

Un grafic de evoluție 12 luni completează imaginea. Clientul înțelege trendul fără să citească niciun număr dintr-un tabel.
Cum prezinți dashboardul clientului — prima dată
Nu trimite link-ul pe email și gata. Programează 20-30 minute pe Zoom sau la birou. Deschizi dashboardul împreună, explici fiecare indicator, arăți cum funcționează filtrele. Această ședință e unde se transformă dashboardul dintr-un raport într-un serviciu de advisory. Clientul nu uită.

La final, întreabă: „Ce altceva ai vrea să poți vedea ușor?" — răspunsul îți dă idei pentru iterații.
Exercițiu practic · 3 ore total
Primul tău dashboard real — de la zero
Alege un client real (cu permisiunea lui, sau fictiv dacă preferi pentru training). La finalul acestui exercițiu vei avea un dashboard live, partajabil, actualizabil.
Ora 1 — Datele (60 min)
1
Din SAGA: exportă Balanța de verificare pe ultimele 6 luni (câte un export per lună, sau unul cumulat dacă SAGA permite selectarea perioadei).
2
Deschide Google Sheets, creează un fișier nou. Tab-ul 1: „Venituri-Cheltuieli". Structura minimă: Coloana A = Luna (format YYYY-MM), B = Cont, C = Denumire cont, D = Rulaj creditor (venituri), E = Rulaj debitor (cheltuieli).
3
Populezi tabelul cu datele din conturile de venituri (701-709) și cheltuieli (601-698). Minimum 3 luni istorice. Mai mult = grafice mai relevante.
4
Tab-ul 2: „KPI Calculați". Adaugă formule SUMIF pentru: Total Venituri per lună, Total Cheltuieli per lună, Profit brut estimat. Acestea vor alimenta Scorecard-urile din dashboard.
Ora 2 — Dashboardul (60 min)
1
Deschide lookerstudio.google.com → Create → Report. Alege Blank report. Adaugă sursa de date: Google Sheets → fișierul creat la Ora 1.
2
Adaugă pe Pagina 1: 3 Scorecard-uri (Venituri totale, Cheltuieli totale, Profit estimat) + 1 Line chart cu evoluția lunară a veniturilor și cheltuielilor + 1 Pie chart cu structura cheltuielilor pe categorii.
3
Adaugă un Date range control în colțul din dreapta-sus. Setează default pe ultimele 6 luni. Testează că funcționează — schimbă perioada și verifică că cifrele se actualizează.
4
Adaugă logo-ul firmei tale, titlul raportului, textul „Date actualizate: " + câmpul de dată din Sheet. Setează culorile să fie consistente (maxim 2 culori principale).
Ora 3 — Finalizare și livrare (60 min)
1
Adaugă Pagina 2 cu un tabel detaliat pe conturi — clientul poate vedea defalcarea dacă vrea. Ascunde informații prea tehnice (numere de conturi) și afișează doar denumirile.
2
Testează dashboardul pe mobil — deschide link-ul pe telefon și verifică că se afișează decent. Looker Studio e responsive dar unele elemente pot necesita ajustare.
3
Share → Anyone with the link can view. Copiază link-ul. Trimite-ți pe email și deschide-l în incognito să vezi exact ce vede clientul.
4
Programează o ședință de 20 minute cu clientul pentru prezentare. Pregătește 2-3 observații proactive bazate pe datele din dashboard: „Am observat că în luna X cheltuielile cu X au crescut cu Y% — merită să discutăm?"
Ce tarif poți cere pentru acest serviciu
Setup inițial (prima configurare, surse de date, design): 200-500 lei per client, plătit o singură dată.

Actualizare lunară + trimitere link + comentariu de 3-5 rânduri: 100-250 lei/lună, inclus în abonamentul de contabilitate sau ca serviciu separat.

Prezentare lunară de 30 min pe Zoom + analiză proactivă: 300-500 lei/lună suplimentar — acesta e serviciul de advisory, nu de raportare.

Comparație cu Excel pe email: 0 lei adițional, perceput ca „normal". Dashboardul schimbă complet percepția valorii.
1 / 7